Poster HBH (kiri) ditempel pada papan informasi di masjid.
Foto. Gasmul
Ponpesgasek.id — Dari tahun ke tahun, pelaksanaan acara puncak Pengajian Umum Halal Bihalal 1445 H selalu terbuka untuk umum. Ketua divisi humas, M. Rifki Amiruddin menyampaikan bahwa pada acara hbh tahun ini juga terbuka untuk umum.
“HBH terbuka untuk masyarakat umum, tetapi secara khusus kami sudah mengirimkan undangan ke berbagai pihak,” ucap Kang Amir sapaan akrabnya, pada Ahad (31/03/2024) lalu.
Baca juga. Menuju HBH 1445 H (1) : Akan Digelar Selama Tiga Hari
Undangan yang tersebar itu dikelompokan menjadi empat jenis, yakni
- Tamu VIP (sebanyak 82 undangan)
merupakan tokoh-tokoh penting yaitu para pengasuh pesantren di Malang Raya, para rektor perguruan tinggi, dan para pejabat pemerintahan di Kota Malang - Lembaga-lembaga Nahdlatul Ulama (sebanyak 10 undangan)
merupakan lembaga dan badan otonom di bawah koordinasi PCNU Kota Malang
- Takmir Masjid dan Mushola (sebanyak 20 undangan)
merupakan masjid dan mushola yang sering menjadi tempat pelaksanaan Majelis Taklim wal Maulid Ad-Dibai (MTMD) serta yang berada di sekitar Ponpes Gasek.
- Tokoh masyarakat sekitar Ponpes Gasek (sebanyak 47 undangan)
merupakan para ketua rt dan rw serta tokoh setempat.
Kang Amir menjelaskan bahwa tugas dari divisi humas tak hanya mengirimkan undangan ke berbagai pihak, ia bersama tim nya juga menyebarkan poster untuk ditempel pada papan-papan informasi di masjid dan mushola yang diundang. Tak lupa juga meminta tolong para pengurus takmir tersebut untuk mengajak jamaahnya agar ikut menghadiri acara puncak HBH.
“Selain dua tugas diatas, kami juga bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan pihak-pihak eksternal kepanitiaan.” sambungnya. Tugas-tugas koordinasi itu diantaranya berkomunikasi dengan aparat keamanan terkait izin keramaian, komunikasi dengan alumni, dan mengadakan rapat bersama warga sekitar pondok saat beberapa hari sebelum acara.
Selama proses pengantaran undangan dan poster tersebut sebagian besar berjalan sesuai rencana. Namun ada hal menarik yang terjadi di lapangan. Hal itu diceritakan oleh Kang Amir.
“Pada saat saya dan Kang Nuha ingin mengirim undangan ke PIQ BA Murtadho yang bertempat di Kecamatan Singosari, kami menuju kesana dengan bantuan Google Maps. Oleh Gmaps, kami diarahkan untuk masuk melewati markas TNI AU disana karena mungkin rutenya lebih cepat, kemudian saat sudah dekat dengan lokasi pondoknya kami heran karena jalan yang harus dilalui berupa sawah tegalan,” cerita Kang Amir.
“Dengan kondisi seperti itu membuat kami harus turun dari motor dan melanjutkan perjalanan dengan berjalan kaki sambil menuntun motor tersebut,” lanjut Kang Amir sambil tertawa dan sedikit menggerutu kesal karena telah ditunjukan jalan yang tidak benar oleh Gmaps.
Sementara itu, ketua divisi humas dari santri putri, Nuril Ma’rifatul Husna menceritakan hal berbeda terkait kendala yang dialami oleh timnya. Yakni mengenai tugas mengirim undangan kepada para tokoh sekitar Ponpes Gasek.
“Kami tidak banyak mengenal dan mengetahui alamat rumah para tokoh tersebut, adapun untuk yang diketahui hanya sedikit. Beruntungnya kami dibantu oleh Ustad Shofi dan mendapat arahan dari beliau agar undangan-undangan itu bisa tersampaikan,” jelasnya.
Sebagai informasi tambahan, ada yang menarik dari inovasi divisi humas pada tahun ini. Inovasi tersebut yakni bendera merah putih untuk ditempel pada kendaraan. Sebagai penanda untuk tamu undangan VIP. Berbeda dengan tahun lalu yang menggunakan stiker, pemilihan bendera sebagai penanda itu sebagai solusi atas keresahan yang dialami oleh beberapa tamu.
“Beberapa tamu kurang suka dengan penempelan stiker pada kendaraan mereka. Itu karena stiker bersifat lengket dan melekat sehingga membuatnya sulit dikelupas,” jawab Kang Amir.
Terakhir, Kang Amir berharap semoga saat hari pelaksanaan tiba dapat berjalan dengan lancar dan sukses baik itu untuk pra-acara maupun acara puncak.
“Saya juga berharap semoga seluruh panitia kelak bisa menyambut dan melayani para tamu dan jamaah yang hadir dengan baik. Karena ini demi menjaga nama baik Ponpes Gasek dan Abah Yai,” tutup Kang Amir.
Baca juga. Kiai Muzakki Apresiasi Keramahan Sikap Panitia HBH Kepada Para Tamu